Unterschriften von mehreren Personen einholen

Wenn Dokumente mehrere Unterschriften benötigen

Viele Geschäftsdokumente brauchen mehr als eine Unterschrift. Ein Gesellschaftsvertrag braucht beide Partner. Ein Mietvertrag braucht Vermieter und Mieter. Eine Unternehmensrichtlinie braucht die Zustimmung jedes Teammitglieds. Alltägliche Szenarien, aber sobald mehrere Unterschriften ins Spiel kommen, wird es schnell unübersichtlich.

Verträge, Vorstandsbeschlüsse, Onboarding-Unterlagen, Immobilientransaktionen, Gesellschaftsverträge. Je mehr Unterzeichner beteiligt sind, desto mehr Spielraum gibt es für Verzögerungen, übersehene E-Mails und Verwirrung darüber, wer bereits unterschrieben hat und wer nicht.

Was das Sammeln mehrerer Unterschriften schwierig macht

Wenn Unterschriften von mehreren Personen kommen müssen, tauchen immer wieder dieselben Probleme auf:

• Die Nachverfolgung wird mühsam. Bei fünf oder mehr Unterzeichnern ist das manuelle Nachfassen zeitaufwändig und wird leicht vergessen.
• Verzögerungen summieren sich. Wenn eine Person in der Kette langsam ist, stehen alle nachfolgenden still.
• Die Versionskontrolle bricht zusammen. Wenn Leute Dokumente ausdrucken, unterschreiben, einscannen und per E-Mail zurückschicken, haben Sie am Ende mehrere Kopien in verschiedenen Stadien.
• Kommunikationslücken entstehen. Unterzeichner wissen nicht, ob sie als Nächstes dran sind oder ob das Dokument inzwischen aktualisiert wurde.

Sequenzielles vs. paralleles Unterzeichnen

Zwei Ansätze sind gängig, und der richtige hängt von Ihrer Situation ab.

Sequenzielles Unterzeichnen

Den Unterzeichnern wird eine bestimmte Reihenfolge zugewiesen, und jede Person unterschreibt erst, nachdem die vorherige unterschrieben hat. Das ist sinnvoll, wenn:

• Die Genehmigungshierarchie wichtig ist (z. B. ein Manager vor einem Direktor unterschreibt)
• Spätere Unterzeichner die vorherigen Unterschriften sehen müssen, bevor sie sich festlegen
• Das Dokument eine formale Genehmigungskette erfordert

Der Nachteil: jede Person in der Kette kann alles aufhalten.

Paralleles Unterzeichnen

Alle Unterzeichner erhalten das Dokument gleichzeitig und können in beliebiger Reihenfolge unterschreiben. Das funktioniert gut, wenn:

• Alle Unterzeichner gleichberechtigte Parteien sind (z. B. Mitgründer eines Unternehmens)
• Keine Abhängigkeit zwischen den Unterschriften besteht
• Geschwindigkeit Priorität hat

Paralleles Unterzeichnen geht schneller, weil niemand auf jemand anderen wartet. Das Dokument ist vollständig, sobald alle unterschrieben haben, egal in welcher Reihenfolge.

Best Practices für Dokumente mit mehreren Unterzeichnern

1. Legen Sie die Unterzeichnungsreihenfolge vorab fest. Entscheiden Sie vor dem Versand, ob Sie sequenzielles oder paralleles Unterzeichnen benötigen. Bei sequenziellem Unterzeichnen bestimmen Sie die genaue Reihenfolge und kommunizieren Sie diese klar.
2. Weisen Sie klare Unterschriftsfelder zu. Jeder Unterzeichner sollte seine zugewiesenen Felder hervorgehoben sehen, wenn er das Dokument öffnet. Keine Unklarheit darüber, wo unterschrieben werden muss.
3. Setzen Sie Fristen. Offene Anfragen bleiben liegen. Eine klare Frist schafft Dringlichkeit, ohne aufdringlich zu wirken.
4. Nutzen Sie automatische Erinnerungen. Signaturanfragen gehen in Posteingängen unter. Automatische Erinnerungen nach 24 und 48 Stunden halten den Prozess in Gang.
5. Verfolgen Sie den Status in Echtzeit. Sie brauchen Einblick, wer unterschrieben hat, wer das Dokument angesehen aber nicht unterschrieben hat und wer es noch nicht geöffnet hat.
6. Halten Sie alle Beteiligten auf dem Laufenden. Benachrichtigen Sie Unterzeichner, wenn andere ihre Unterschrift geleistet haben. Wenn Menschen sehen, dass drei von fünf unterschrieben haben, handeln sie eher zeitnah.

Multi-Signatur-Workflows mit kitedoc

Die E-Signatur-Funktion von kitedoc ist auf Szenarien mit mehreren Unterzeichnern ausgelegt. Dokument hochladen, Unterschriftsfelder für jeden Unterzeichner platzieren, bei Bedarf die Reihenfolge festlegen und versenden. Jeder Unterzeichner bekommt einen direkten Link mit deutlich markierten Feldern.

Das Dashboard zeigt den Echtzeit-Status jeder Signaturanfrage: wer unterschrieben hat, wer das Dokument angesehen aber noch nicht unterschrieben hat und wer es noch gar nicht geöffnet hat. Automatische Erinnerungen halten den Prozess in Gang, und alle Beteiligten werden benachrichtigt, wenn neue Unterschriften eingehen.

Tipps zur Reduzierung von Verzögerungen

Auch mit den richtigen Tools helfen ein paar praktische Gewohnheiten:

• Anfragen am Wochenanfang senden. Dokumente, die am Montag rausgehen, werden eher bis Freitag unterschrieben als solche vom Donnerstag.
• Signaturanfragen vorher ankündigen. Eine kurze Nachricht vorab ("Kommt gleich ein Vertrag zur Unterschrift") verringert die Chance, dass die E-Mail untergeht.
• Anzahl der Felder minimieren. Unterschriften nur dort verlangen, wo es rechtlich nötig ist. Zu viele Initialen- und Datumsfelder bremsen die Leute.
• Kontext mitgeben. Kurz erklären, worum es in dem Dokument geht und warum die Unterschrift gebraucht wird.
• Bei Nachzüglern persönlich nachhaken. Wenn die automatischen Erinnerungen nicht gereicht haben, hilft meistens eine direkte Nachricht.